Pengertian Administrasi Perkantoran Secara Umum Adalah

Secara umum Pengertian Administrasi Perkantoran yaitu suatu aktivitas perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan eksekutif kantor atau manajer kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian manajemen perkantoran secara luas dan manajemen perkantoran secara sempit. Pengertian manajemen perkantoran secara luas yaitu suatu kolaborasi secara sistematis dan teroordinasi berdasarkan pembagian kiprah sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian manajemen perkantoran dalam arti sempit yaitu semua aktivitas yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup manajemen perkantoran meliputi dari aktivitas kantor dan saranan akomodasi kerja kantoran. Ruang lingkup manajemen perakantoran yaitu sebagai berikut...

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor merupakan aktivitas yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula aktivitas perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya aktivitas perkantoran terdri dari beberapa aktivitas antara lain sebagai berikut..

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), yaitu proses memilih arah aktivitas kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang menghipnotis tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari

1). Perencanaan gedung

2). Tata ruang kantor

3). Penerangan/cahaya

4). Ventilasi

5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6). Anggaran (budgetting) perkantoran

7). Standar kualitas kerja

8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), yaitu pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi

Pembagian kiprah dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
Pemeliharaan korelasi kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan.


c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran yaitu suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan sasaran dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk membuat lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran yaitu sebagai berikut.

Penggunaan teknik yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan
Penggunaan teknik yang efektif dalam menyampaikan motivasi terhadap bawahan
Pemberian perlindungan kepada karyawan dalam memecahkan dilema saat karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan biar sedianya bisa berjalan lancar.
Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pinjaman accolade karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran yaitu aktivitas yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan bisa berjalan sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:


Penggunaan peralatan dan perabot kantor
Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
Kualitas pekerjaan kantor
Pelayanan kantor
Waktu
Biaya perkantoran

2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran

Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat aktivitas tata perjuangan atau aktivitas manajemen maupun aneka macam kiprah lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:

a. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor yaitu sebagai berikut..
Keamanan
Lingkungan
Harga


b. Gedung

Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung yaitu sebagai berikut..

Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
Gedung mempunyai akomodasi yang memadai
Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.

c. Peralatan

Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..

1). Perabotan kantor (office furniture), contohnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam kantor.

2). Perbekalan kantor (office suplies), contohnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.


d. Interior

Interior yaitu tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, contohnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan aktivitas kantor mempunyai rumus perencanaan mesin yang Digunakan sesuai dengan mekanisme kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran mempunyai perbedaan dengan tata perjuangan perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis aktivitas dan luas lingkup unit of measurement kerja sebagai kawasan dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri manajemen perkantoran...

a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan back upwards untuk aktivitas organisasi.

b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.

c. Hasil kesannya berupa informasi

Informasi yaitu keterangan-keterangan yang berisi information yang bisa menerima amanah dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.

d. Bersifat memudahkan

Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang mempunyai bermacam-macam aktivitas dari setiap perusahaan dipersatukan.

e. Bersifat pengetikan dan penghitungan

Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik

f. Dilakukan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu cuilan yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap cuilan perusahaan.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran mempunyai beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut.

Organisasi, yaitu mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan korelasi kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap akomodasi untuk tujuan yang telah ditentukan bisa tercapai dengan baik.

Komunikasi, yaitu aktivitas yang menyampaikan berita, pinjaman ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal.
Informasi yaitu aktivitas yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan aneka macam informasi.

Personalia, yaitu aktivitas yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
Keuangan, yaitu aktivitas yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
Perbekalan, yaitu aktivitas yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
Humas, yaitu aktivitas yang membuat korelasi dan perlindungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.

Tujaun Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, manajemen perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang dibutuhkan dalam aktivitas kantor. Tujuan-tujuan manajemen perkantoran yaitu sebagai berikut...

a. Menghimpun, yaitu suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk Digunakan jikalau diperlukan.

b. Mencatat, yaitu aktivitas yang membutuhkan aneka macam peralatan tulis informasi sehingga terwujud tabrakan pena yang bisa dibaca, dikirm, dan disimpan.

c. Mengolah, yaitu aktivitas yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna

d. Menggandakan, yaitu aktivitas yang menyampaikan dengan aneka macam cara dan alat.

e. Mengirim, yaitu aktivitas yang menyampaikan dengan aneka macam cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.

f. Menyimpan, yaitu aktivitas yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu kawasan yang aman.

Demikianlah informasi mengenai Pengertian Administrasi Perkantoran Secara umum beserta ruang lingkupnya . Semoga teman-teman bisa menerima dan bermanfaat bagi kita semua baik itu pengertian manajemen perkantoran, pengertian manajemen perkantoran secara luas, pengertian manajemen perkantoran secara sempit. Sekian dan terima kasih.

Bagikan Artikel ini